Napi 15-20 telefonhívás időpontegyeztetésre. Páciensek, akik elfelejtik a vizsgálatot. Asszisztens, aki ahelyett, hogy a betegekkel foglalkozna, a telefont nyomkodja. Ismerős?
Ha magánrendelőt vezet, valószínűleg már gondolkodott azon, hogy orvosi időpontfoglaló rendszer bevezetésével egyszerűsítse a mindennapi működést. A piacon tucatnyi megoldás létezik – de nem mindegy, melyiket választja. Egy rosszul megválasztott rendszer több gondot okoz, mint amennyit megold.
Ebben a cikkben végigvezetjük azon az 5 szempontokon, amelyeket minden praxisvezetőnek mérlegelnie kell, mielőtt dönt. Nem technikai zsargonban, hanem úgy, ahogy a gyakorlatban valóban számít.
1. GDPR megfelelőség: nem opció, hanem kötelezettség
Az egészségügyi adatok a GDPR szerint különleges kategóriába tartoznak. Ez azt jelenti, hogy egy orvosi időpontfoglaló rendszernek szigorúbb követelményeknek kell megfelelnie, mint egy fodrászati vagy autószerviz foglalónak.
Mire figyeljen:
- Adattárolás helye – Az EU-n belül tárolják az adatokat? Magyarországi szerveren?
- Hozzájárulás kezelése – A rendszer megfelelően kezeli a páciensek beleegyező nyilatkozatait?
- Adattörlési lehetőség – Törölhetők az adatok a páciens kérésére?
Egy ingyenes vagy olcsó nemzetközi megoldás ritkán felel meg ezeknek a követelményeknek. A NAV vagy a NAIH ellenőrzésekor nem az számít, hogy a szoftver mennyibe került, hanem hogy megfelel-e a jogszabályoknak.
2. Automatikus emlékeztetők: az elfelejtett időpontok elleni fegyver
A meg nem jelent páciensek (no-show) komoly bevételkiesést okoznak. Egy átlagos magánrendelőben ez évi 10-15% kiesett időpontot jelent. Az orvosi időpontfoglaló rendszer egyik legfontosabb funkciója az automatikus emlékeztető.
Amit egy jó rendszernek tudnia kell:
- Email emlékeztető – 24-48 órával az időpont előtt
- SMS emlékeztető – A vizsgálat napján reggel
- Visszaigazolás kérése – A páciens egy kattintással megerősítheti vagy lemondhatja
- Testreszabhatóság – Az üzenetek szövege módosítható legyen
Fontos kérdés az SMS költsége. Egyes rendszereknél ez külön díjtétel, másoknál a csomagban van. Kérdezzen rá, mielőtt dönt.
3. Integráció a weboldalával: a láthatatlan, de kritikus szempont
Itt jön a képbe az a tényező, amiről kevesen beszélnek: hiába választja a legjobb időpontfoglaló szoftvert, ha a weboldala lassú, elavult vagy áttekinthetetlen.
A páciens útja így néz ki:
- Google keresés → megtalálja a weboldalát
- Megnézi a szolgáltatásokat, árakat
- Időpontot szeretne foglalni
- Ha a foglalási felület nem tölt be, vagy bonyolult → elmegy a konkurenciához
Az orvosi időpontfoglaló rendszer csak akkor működik hatékonyan, ha:
- Zökkenőmentesen illeszkedik a weboldal designjához
- Mobilon is tökéletesen használható
- Gyorsan betöltődik (3 másodperc alatt)
- Egyértelmű, hová kell kattintani
Ez az a pont, ahol a technikai megvalósítás és a felhasználói élmény találkozik. És ez az, amiben segíteni tudok.
4. Rugalmasság: alkalmazkodik a praxis működéséhez?
Minden rendelő más. Van, ahol egy orvos dolgozik, van, ahol öt. Van, ahol 15 perces vizsgálatok vannak, máshol 45 percesek. Egy jó rendszer alkalmazkodik ezekhez.
Ellenőrizze:
- Több orvos kezelése – Mindenki saját naptárral
- Különböző vizsgálattípusok – Eltérő időtartammal és árral
- Munkaidő beállítása – Szabadságok, ünnepnapok kezelése
- Előleg vagy teljes ár bekérése – Online fizetési lehetőség
- Várólistás foglalás – Ha nincs szabad időpont
A dobozos megoldások gyakran merevek. Amit nem tud a rendszer, azt nem lehet hozzáadni. Az egyedi fejlesztésű megoldásoknál ez másképp működik.
5. Támogatás és hosszútávú működés
Mi történik, ha valami elromlik? Ha a rendszer nem működik, a páciensek nem tudnak foglalni. Ez közvetlen bevételkiesés.
Kérdezze meg a szolgáltatótól:
- Milyen gyorsan reagálnak hibára?
- Van magyar nyelvű ügyfélszolgálat?
- Ki frissíti a rendszert? Mennyibe kerül a karbantartás?
- Mi történik, ha a cég megszűnik? Hozzáfér az adataihoz?
Egy megbízható partner nem csak elad egy szoftvert, hanem hosszú távon gondoskodik a működéséről.
Hogyan válasszon orvosi időpontfoglaló rendszert a gyakorlatban?
A fenti 5 szempont alapján már képet kaphat arról, mire figyeljen. De a legtöbb orvosnak nincs ideje és kedve összehasonlítani tucatnyi megoldást, tesztelni próbaverziókat, egyeztetni szállítókkal.
Pontosan ezért létezik a szolgáltatásom.
Nem kell értenie a technikai részletekhez. Én kiválasztom és beépítem a weboldalába a praxisához legjobban illő megoldást. Legyen szó WordPress alapú rendszerről vagy teljesen egyedi fejlesztésről, a lényeg ugyanaz: Ön a gyógyításra koncentrálhat, a technológiával én foglalkozom.
Összefoglalás
Egy jól megválasztott orvosi időpontfoglaló rendszer csökkenti az adminisztrációt, növeli a páciens-elégedettséget és stabilabb bevételt biztosít. De csak akkor, ha:
- Megfelel a GDPR követelményeknek
- Automatikus emlékeztetőket küld
- Zökkenőmentesen integrálódik a weboldalával
- Alkalmazkodik a praxis egyedi igényeihez
- Megbízható támogatással rendelkezik
Kérjen ingyenes konzultációt, és beszéljük át, hogyan illeszthető az Ön rendelőjéhez egy modern foglalási rendszer. Az első évben a domain regisztrációt és a tárhelyet mi álljuk.
Konzultációt kérek
